Artikel 1 – Organisatie en identiteit

1. De Avondvierdaagse Leeuwarden (hierna: “A4D”) wordt georganiseerd door de Stichting Avondvierdaagse Leeuwarden, gevestigd te Leeuwarden (hierna: “de Organisatie”). De A4D valt onder auspiciën van de KWBN-wandelsportorganisatie.
2. De Organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Contactgegevens zijn terug te vinden op www.avondvierdaagse-leeuwarden.nl.
3. Op alle rechtsverhoudingen tussen de Organisatie en deelnemers is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 2 – Aard van het evenement

4. De A4D is een wandel prestatietocht zonder wedstrijdelement. Het evenement heeft een recreatief en sportief karakter.
5. Deelname geschiedt vrijwillig en op eigen risico van de deelnemer, dan wel diens ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) bij minderjarige deelnemers.
6. Rennen, snelwandelen of voortbewegen in looppas is uitdrukkelijk niet toegestaan.

Artikel 3 – Inschrijving en betaling

7. Inschrijving voor de A4D is uitsluitend mogelijk via het digitale aanmeldformulier op de website van de Organisatie. Aanmeldingen per e-mail of telefonisch worden niet in behandeling genomen.
8. Betaling van het inschrijfgeld geschiedt uitsluitend digitaal via iDEAL. Contante betaling of betaling via pin op de dag(en) van het evenement is niet mogelijk.
9. De inschrijving is strikt persoonsgebonden en niet overdraagbaar aan derden.
10. Na succesvolle betaling ontvangt de deelnemer een bevestiging per e-mail. De inschrijving is pas definitief na ontvangst van deze bevestiging.
11. Bij een technische storing of mislukte betaling dient de deelnemer opnieuw in te schrijven. De Organisatie is niet aansprakelijk voor dubbele inschrijvingen of betalingen als gevolg van technische storingen, maar zal bij aantoonbare dubbele betaling het teveel betaalde bedrag restitueren.
12. De einddatum voor inschrijving wordt vermeld op het aanmeldformulier en op de website.

Artikel 4 – Herroepingsrecht en restitutie

13. Consumenten hebben op grond van de Wet koop op afstand het recht om een overeenkomst op afstand binnen 14 dagen na inschrijving te herroepen, tenzij de prestatie (het evenement) vóór het verstrijken van die termijn plaatsvindt en de deelnemer hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.
14. Na de inschrijfdeadline of indien het evenement plaatsvindt binnen de bedenktermijn en de deelnemer heeft bevestigd af te zien van het herroepingsrecht, bestaat geen recht op terugbetaling van het inschrijfgeld indien de deelnemer besluit niet deel te nemen.
15. Bij annulering van het evenement door de Organisatie wegens overmacht (zie Artikel 12) bestaat geen automatisch recht op restitutie. De Organisatie zal in dergelijke gevallen per situatie beoordelen of (gedeeltelijke) restitutie mogelijk is en deelnemers hierover tijdig informeren.

Artikel 5 – Minderjarige deelnemers

16. Voor deelname aan de A4D geldt geen minimumleeftijd. De Organisatie adviseert echter dat jonge kinderen worden begeleid door een ouder of verzorger.
17. Bij inschrijving van een minderjarige deelnemer (jonger dan 18 jaar) verklaren de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s):

• dat zij toestemming verlenen voor deelname van de minderjarige;
• dat zij de aan deelname verbonden risico’s kennen en aanvaarden namens de minderjarige;
• dat zij deze Algemene Voorwaarden namens de minderjarige aanvaarden.

18. Begeleiders van minderjarigen dienen zich eveneens in te schrijven via het aanmeldformulier voor ouders/begeleiders. De kosten hiervoor zijn gelijk aan de deelnemerskosten voor het kind.
19. De begeleider-deelnemer ratio bedraagt maximaal:

• 1 ouder/begeleider per 8 of 9 kinderen voor de route van 10 kilometer;
• 1 ouder/begeleider per 4 kinderen voor de route van 5 kilometer.

20. Indien een begeleider niet in aanmerking wenst te komen voor een medaille, kan dit worden aangegeven op het aanmeldformulier.

Artikel 6 – Deelname en startkaart

21. Deelnemen aan de wandeltocht is pas toegestaan na het ophalen van de startkaart bij het inschrijfbureau, na het knippen van de startkaart en op het door de Organisatie aangegeven tijdstip.
22. De locatie en openingstijden van het inschrijfbureau worden vermeld in de informatiemail die deelnemers ontvangen en op de website.
23. Deelnemers worden geacht lichamelijk in staat te zijn de gekozen afstand te lopen. De Organisatie is niet aansprakelijk voor sportletsel als gevolg van deelname.
24. Deelnemers kunnen zich inschrijven voor 4 avonden of voor 1 avond afzonderlijk:

• Bij voltooiing van alle 4 avonden ontvangt de deelnemer een genummerde medaille.
• Indien een of meerdere avonden niet worden gelopen, ontvangt de deelnemer een “dagspeld”.

Artikel 7 – Gedragsregels tijdens de A4D

25. Deelnemers zijn verplicht zich te houden aan de aanwijzingen van de Organisatie, verkeersregelaars en politie. Bij het niet opvolgen van aanwijzingen kan de Organisatie de betreffende deelnemer uitsluiten van verdere deelname.
26. Deelnemers dienen de aangegeven route te volgen en wijken daar alleen van af op aanwijzing van pijlen of verkeersregelaars.
27. Deelnemers maken gebruik van trottoirs, tenzij afwijking noodzakelijk is en daartoe aanwijzingen zijn gegeven.
28. Deelnemers dienen de verkeersregels te allen tijde in acht te nemen.
29. Individuele deelnemers lopen niet tussen groepen of schooldeelnemers in. Passeren is uitsluitend toegestaan indien dit geen hinder veroorzaakt voor andere deelnemers.
30. Deelnemers die met een groep meelopen, blijven te allen tijde bij hun eigen groep. Meelopen met een andere groep is niet toegestaan.
31. Het meenemen van honden is toegestaan, mits aangelijnd en op voorwaarde dat zij geen gevaar of hinder vormen voor andere deelnemers. De eigenaar is te allen tijde verantwoordelijk voor het gedrag van het dier.
32. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor voldoende eten en drinken onderweg.
33. Het is groepen en scholen niet toegestaan drinkposten of eetposten langs de route op te stellen, tenzij de Organisatie hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend. Bij overtreding volgt onmiddellijke uitsluiting van de groep of school.
34. Afval dient door de deelnemer zelf meegenomen te worden en uitsluitend te worden gedeponeerd in de daarvoor bestemde afvalbakken bij de finishlijn.

Artikel 8 – Verboden gedragingen

Het is deelnemers uitdrukkelijk verboden om tijdens de A4D:

• zich aanstootgevend te gedragen of te kleden;
• luid spelende audioapparatuur zonder oordoppen mee te voeren waarmee andere deelnemers worden gehinderd;
• vernielingen, beschadigingen of letsel toe te brengen aan personen, dieren of eigendommen;
• zich buiten de aangegeven routes en/of paden te bevinden zonder toestemming;
• deel te nemen onder invloed van alcohol of drugs.

Artikel 9 – Diskwalificatie

35. Diskwalificatie volgt onherroepelijk bij overtreding van de artikelen 7, 8 en de overige gedragsregels, of bij het niet opvolgen van aanwijzingen van de Organisatie, politie of verkeersregelaars.
36. Bij diskwalificatie vervalt het recht op een medaille en bestaat er geen recht op restitutie van het betaalde inschrijfgeld.
37. De Organisatie heeft het recht een gediskwalificeerde deelnemer de toegang tot toekomstige edities van de A4D te weigeren.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

38. De Organisatie sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade, letsel of verlies van eigendommen die direct of indirect verband houden met deelname aan de A4D, behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de Organisatie zelf.
39. De Organisatie is in het bijzonder niet aansprakelijk voor:

• lichamelijk letsel of gezondheidsproblemen als gevolg van deelname;
• verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen;
• schade veroorzaakt door het gedrag van andere deelnemers;
• schade als gevolg van weersomstandigheden of overmacht.

40. Deelnemers vrijwaren de Organisatie van alle aanspraken van derden die verband houden met het gedrag van de deelnemer tijdens de A4D.
41. De aansprakelijkheidsbeperking geldt eveneens ten aanzien van vrijwilligers en medewerkers van de Organisatie.

Artikel 11 – Foto- en beeldmateriaal

42. Tijdens de A4D kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt door of namens de Organisatie, alsmede door pers en media.
43. Door deel te nemen geeft de deelnemer – of bij minderjarigen de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) – toestemming voor publicatie van beeldmateriaal waarop de deelnemer herkenbaar in beeld is, voor promotionele en redactionele doeleinden van de Organisatie en gelieerde media.
44. Bezwaar tegen publicatie van specifiek beeldmateriaal kan worden ingediend via het contactformulier op de website. De Organisatie zal het betreffende materiaal zo spoedig mogelijk verwijderen.

Artikel 12 – Overmacht en annulering

45. De Organisatie is niet aansprakelijk voor het niet of niet volledig kunnen uitvoeren van het evenement als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, intrekking of niet-verlening van vergunningen, pandemieën of epidemieën, brand, of andere omstandigheden buiten de redelijke invloedsfeer van de Organisatie.
46. In geval van gehele of gedeeltelijke annulering door de Organisatie worden deelnemers zo spoedig mogelijk geïnformeerd via de website en/of e-mail.
47. Bij annulering wegens overmacht bestaat geen automatisch recht op restitutie. De Organisatie zal per situatie beoordelen of (gedeeltelijke) restitutie redelijk en mogelijk is.

Artikel 13 – Privacybeleid en persoonsgegevens (AVG)

48. De Organisatie verwerkt persoonsgegevens van deelnemers in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
49. Verzamelde persoonsgegevens (zoals naam, e-mailadres, leeftijd en betaalgegevens) worden uitsluitend gebruikt voor:

• de verwerking van inschrijvingen en betalingen;
• communicatie over het evenement;
• de uitreiking van medailles en spelden.

50. Persoonsgegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijv. betalingsverwerking via iDEAL) of wettelijk verplicht.
51. Deelnemers hebben het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid van hun persoonsgegevens. Verzoeken hiertoe kunnen worden ingediend via het contactformulier op de website.
52. De volledige privacyverklaring van de Organisatie is beschikbaar op de website: www.avondvierdaagse-leeuwarden.nl. Door in te schrijven verklaart de deelnemer deze te hebben gelezen en te aanvaarden.

Artikel 14 – Contact en klachten

53. Bij vragen over de A4D kan via het contactformulier op de website contact worden opgenomen met de Organisatie.
54. Het telefoonnummer van het inschrijfbureau is uitsluitend bereikbaar op de vier avonden van de A4D, van 18:00 tot 20:00 uur. Dit nummer wordt tijdens de vier avonden vermeld op de website onder ‘Informatie’.
55. Klachten over de uitvoering van het evenement kunnen worden ingediend via het contactformulier op de website, uiterlijk 14 dagen na afloop van het evenement. De Organisatie streeft ernaar klachten binnen 30 dagen te beantwoorden.

Artikel 15 – Wijzigingen en geldigheid

56. De Organisatie behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op de website.
57. Indien een bepaling uit deze Algemene Voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In dat geval zal de nietige bepaling worden vervangen door een bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.
58. Op geschillen voortvloeiende uit deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland, locatie Leeuwarden.

 

We adviseren om de gouden regels die ook vermeld staan op de website zorgvuldig door te nemen: https://www.avondvierdaagse-leeuwarden.nl/de-gouden-regels

Bewoners van straten waar op de laatste avond, de optocht met de muziekkorpsen doorgaat, zullen waar nodig van tevoren worden geïnformeerd over het evenement.